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速达企业ERP-医药行业案例
一、概述:
  医药商品作为一种较为特殊的商品,其在生产、经营和销售的全过程中,存在内在或外来因素作用的影响,随时都有可能发生质量问题,因此,必须在这些环节上采取严格措施,才能从根本上保证医药商品质量。为此,许多国家制定了一系列法规来保证药品质量。我国政府为提高整个医药企业的综合竞争力,促进医药企业加强对其药品质量的管理,保障人民生活的健康,于1999年初,对整个医药行业实行GSP(Good supply Practic的缩写)达标为标志,对控制医药商品流通环节所有可能发生质量事故的因素起了一定的作用。
  速达软件,采用个别指定法来核算存货,在采购、销售、存储全过程通过生产批号、保质期等核算项目来管理存货的收发存,使用户对商品质量状况了如指掌,有效期控制、预警,货品可进行个别计价法核算,可按批号发货,可按批次对药品流转进行跟踪回溯适用于需要严格控制产品保质期的各类中小型企业。为使企业的资金供应链及销售终端有机地结合,速达软件管理通过对客户的往来,有效地监控并跟踪应收款。
 
二.解决方案特点:(结合软件一起使用)
1.代号:计算机管理账套是按照文件的方式进行管理的,因此每个账套必须有一个文件名,在这里我们称之为账套代号。该代号为十个字节长度,可由字母、数据或汉字组成;帐套文件就是以帐套代码为名称的数据库文件;
 
本医药例子帐帐套代号: sample医药
1、企业名称:在企业名称编辑框中输入公司的全名;企业名称将显示于单据与报表的显著位置;本医药例子帐帐套企业名称为:医药
 
2、所属行业:软件提供了“商品流通企业”、“工业企业”、“外商投资商业企业”、“外商投资工业企业”等十三个行业供选择,这个选项是必须选择的,用户可根据自己公司的实际情况来决定,以后不能修改。本医药例子帐帐套选择商品流通企业
 
3、纳税性质:按照税法的有关规定,速达软件将纳税人分为“一般纳税人”和 “小规模纳税人”, 用户可以根据企业的实际情况进行选择。如果选择了小规模纳税人,则在进销存业务中无法开具增值税发票类型的单据,有关税务问题需要手工通过会计凭证调整;如果选择了一般纳税人,则在进销存业务中的可以开具增值税发票类型单据;
 
4、行业默认属性:提供了三个选项,并根据所选择的行业不同而有所区别,而且默认的选项不可以修改:
 
5、是否结合使用:该选项非常重要,直接影响到软件的业务流程,并且以后无法修改;如果选择“进销存系统与账务系统结合使用”,所有进销存业务在单据保存后即 自动产生凭证;
如果选择“进销存系统与账务系统分开使用”,进销存业务单据不能自动产生凭证,进销存系统与财务系统完全分开,所有凭证必须手工完成;
 
6会计科目:.在“进销存与财务结合使用”的设置下,软件会自动在“应收帐款”、“应付帐款”、“预收帐款”、“预付帐款”这几个往来科目下根据客户、供应商资料自动添加相应的二级会计科目,所以二级科目长度直接影响客户供应商的数量;所以最好根据一年左右可能会有的最大的客户、供应商数量来设置二级科目长度。(本医药例子帐中以组合使用来举例的)
例如:二级科目长度设置为3,客户、供应商分别数量最大为999个;
二级科目长度设置为4,客户、供应商分别数量最大为9999个;
二级科目长度设置为5,客户、供应商分别数量最大为99999个;
 
7.设置科目长度:须主意的是二级科目长度。假设第二级科目长度为二时。供应商及客户仅能增加到99个。如选三时供应商及客户能增加到999个。
 
8.帐套启用日期:2006年1月1日.此日期表明只可做2006年1月1日以后的单据.而2006年1月1日的单据将不可操作.在进行帐务初始化录入时,我们将录2005年12月31日的期末余额做为本期的期初余额.
新建套帐中应严格注意的事项:
以下的几点是新建帐套后不允许更改的帐套信息:
A、 所属行业(行业默认属性)
B、纳税性质
C、进销存与财务是否结合使用
D、会计科目长度
E、凭证字
F、帐套启用日期
 
9.初始化要点
新建帐套后,须对企业基础资料进行初始化,以下为初始化阶段中,必须录入的数据:
A、客户资料的期初余额
B、供应商资料的期初余额
C、货品资料(加权价,即期初成本单价),
D、固定资产初始数据
E、现金银行的开帐余额
并且以上资料启用帐套后是不允许修改的.
 
10. 资料及编码制定规则
(1)地区资料
根据我国地域的划分的特点,为统计企业各地区的销售状况,我们对地区资料实行三级管理,即“省—市—区”的管理制度,省级下再设市级管理,这样,既保证了企业当前销售政策的执行,也便于企业管理者对各地区销售的统计。地区编码根据每个地区的电话区号来进行分类.以便于以后查询.如太原.地区区号以电话区号进行分类.故太原的地区区号为0351.
(2)部门资料及员工资料
企业的部门包括总经理办公室、销售部、财务办、行政人事部、销售部、采购部、质检部等部门,我们把这些部门依次地录入到“部门资料”中。并科学地对部门资料进行管理,录入部门编码.员工资料根据所属部门进行分类设定.如总经办杨小明.因从属于总经办.而总经办的部门编号为01. 再考虑到以后人员的增加.故员工编号设定为三位.从001开始设定.故杨小明的编号为001.
(3)客户资料
“客户资料”可记录企业往来客户的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息,录入客户资料,可实行高效的客户管理,同时也便于企业营销工作的开展。
由于企业的往业客户来源于全国各地,因此,制定科学的、可行的客户编码就非常重要,经过我们科学的分析,客户资料也是以地区进行分类.客户资料编码方法如下:牛山镇XX医药店.该店所属地区为广州.而广州的地区编号为020.故牛山镇XX医药店的客户编码为02001.另软件提供前台POS功能.考虑到部分医药客户将用到此功能.故我们增设了一个零售客户.以供使用.
(4)供应商资料
“供应商资料”可记录企业供货商的简称、全称、所属地区、网址、纳税号等有关信息。
在实际工作中,企业的供货商来自全国各地,因此,制定科学的、可行的供应商编码就非常重要,供应商的编码与客户资料中的编码设定方法一样.也是以地区进行分类.供应商资料编码方法如下:
如XX州药材镇远站.该厂所属地区为广州.而而广州的地区编号为020.故XX州药材镇远站的客户编码为020001.
(5)仓库资料
在例子中,企业的仓库包括公司总仓.和公司分仓两个仓库,在实际应用中,我们只须依次把以上的仓库信息录入即可。
(6)货品类别
作为一个企业,其管理的货品非常多,因此,我们有必要地对这些货品分类地进行管理,
本例子帐中.我们将货品类别分为了.保健品.消毒用品.处方药.非处方药等等.
(7)货品资料
“货品资料”可记录企业库存商品的简称、全称、成本核算方法、价格信息、所属货品类别等有关信息。
①货品编码
为更科学、更高效、更合理对企业库存进行管理,就必须对货品进行数字化、编码化的管理,货品编码管理的方法,建议客户采用此种方法进行设定:货品编码=货品类别+有描述意义的n位数字.
如安神胶囊属于保健品.而保健品又属于货品类别的第一位.故安神胶囊的货品编码为001001.
上述货品编码方法,类别下还可进行细分,即类别可以细分为“大类别.小类别.更小类别”这样的编码方法。
②成本核算方法
根据国家税法的要求医药企业的特点.成本核算方法我们彩的是”个别指定法”什么是个别指定法:
个别指定法又叫个别计价法,是指定每一件或每一批商品的实际进价,计算该件或该批商品销售成本的一种方法。采用个别指定法计算商品成本,每一件或每一批商品按照批号来分别计算,计算出来的的商品成本最为准确,主要适用于能分清进货件别获批次的库存商品的企业,比如医药销售企业、食品销售企业
注意:
1、 个别指定法的货品每批的成本是按照进仓单确定的,它不会自动加权平均计算,所以查看个别指定法的货品资料的加权价是没有意义的;
2、 个别指定法的货品在做单据的时候必须有批号;
3、 存货调价、组装拆卸、库存变动三种单据不支持个别指定法货品;
4、 个别指定法货品不支持零库存出库;
③其他设置
为加快制单人员录入单据的速度,企业还可设置“货品条码”及“助记码”。
* 注意: “货品编码”、“货品条码”及“助记码”三者,请尽量避免重复
(8)货品价格信息
在建帐设置“账套选项”时,我们设置了“按参考价”这种价格跟踪方式。参考价包括参考进价及参考售价,我们可以通过“设置货品价格”对以上的参考价依次录入。
(9)会计科目
设置“会计科目”时,企业可参照企业原本的手工账,把用到的会计科目,逐一录入到系统中。
(9)存货类型
存货类型设置,关系到整个进销存系统与账务系统的链接,因此,存货类型必须设置正确。为了简化日常的工作,结合行业使用的特点,“存货类型”均使用系统默认的存货类型,即“库存商品”、“主营业务收入”、“主营业务成本”下不设明细会计科目,当企业新增货品时,该货品对应的“存货类型”统一选择“库存商品核算”。
(10)收付款账户
作为流通型企业,每天的业务往来非常多,比如现金的收支、账户资金的划转,为了方便统计企业资金的收付,了解每笔资金的来龙去脉,因此,我们必须定义“收付款账户”。
收付款账户的设置工作,本帐套中.设定一个现金科目.和银行存款.我们在“银行存款”下设立了“招行”及“工行”两个会计科目.
(11)收支类别
除采购、销售业务外,企业在经营过程中,还会产生一些经营费用,如何控制、如何管理企业日常的开支,成为企业开源节流的关键。
开立费用开支单前,事前必须定义“收支类别”。
而开立其它收入单前,事前也必须定义“收支类别”。
通过设置“收支类别”,可以更科学地对企业的收入费用进行管理。以往,企业的日常开支、营业外收入均由会计人员录入,这样一来,会计的工作量非常繁多,另一方面,重复性工作会影响企业的运营效率。
收支类别的设置,可于设置会计科目后进行。或在进么设定收支类别下再增加也行.
比如,我们在“营业费用”下设立了 “业务招待费”等会计科目,为有效地对企业的收入、支出项目进行管理,我们可于“收支类别”下设置类似于“业务招待费”等类别.
 
11.日常工作中所需注意的事项:
A: 采购订单,只是我们向供应商订购货物的一种意向、意图,由于没有涉及到实际的采购与货款,因此,采购订单不会生成记帐凭证。如果企业并不需要采购建议,那么可以不编制采购订单。(销售订单也一样)
B: 开立采购收货单后,系统则自动统计往来帐款、重算库存成本、计算仓库库存数量,并生成记帐凭证。
C: 现款采购与采购收货唯一的不同在于,现款采购为“现货两清”,其本身不产生往来金额,但采购收货则产生往来金额。(销售开单.现售销售的也一样)
D: 系统提供【供应商退现款】和【退款冲抵往来】两个选项,我们可根据实际业务情况进行选择,如选择【退款冲抵往来】,则增加了往来帐款,如选择【供应商退现款】,则增加现金或银行存款。
系统提供“按单退货”及“无单退货”两种退货类型,“按单退货”指的是在办理采购退货业务的时候,从单据中引用“采购收货”或“现款采购”的明细数据,“无单退货”则指在“采购退货”单中,直接选择货品进行退货。
E.在格式正确的情况之下.货品资料.客户资料.供应商资料可通过EXCEL批量导入.减少建帐者的工作.
 
12:核算方法:采用个别指定法进行核算时.不允许做存货调价.组装或拆卸单.借入借出单.
 
13 固定资产注意事项:
(a)如在初始化阶段,“入账日期”一定是在创建帐套日期以前,如本期新增的固定资产,则需要在启用帐套后输入,并选择本期的入帐时间。
(b)对于在初始化阶级录入的固定资产,系统不允许修改或删除,所以我们重复强调,初始化的工作非常重要。
(c)如果在启用帐套后购进固定资产,则新增固定资产后,须把相对应的记帐凭证补充完整。
(D)减少固定资产后,须把相对应的记帐凭证补充完整。
(E)如需修改“固定资产减少”对应的记帐凭证,则必须保证该记帐凭证没有被审核或登帐。
(f)如果本期的固定资产已经计提了折旧费用,再次选择此功能时,系统会提示不允许再计提折旧。
(g)系统严格按照会计制度中对固定资产计提折旧的有关规定处理,即本期增加的固定资产本期不计提折旧,下期计提折旧;本期减少的固定资产本期照提折旧,下期停止计提折旧。
 
14:进销存月未结帐,可参照以下的流程进行:
(a)重算库存成本
(b)打开帐面库存明细表查看当期成本是否正确
(c)调整成本
(d)结转成本
(e)月未结帐
(f)进销存月未反结帐
15:帐务系统的流程: 凭证录入→凭证审核→凭证登帐→期未调汇→结转损益→期未结帐,如结帐后,发现上月凭证需要修改,则可参照此流程进行操作:反结帐→反登帐→反审核,反审核后再把有误的记帐凭证进行修改。
16.帐务中常用帐务报表
常用帐务报表包括日记帐、总分类帐、明细分类帐、多栏帐、试算平衡表、科目汇总表等



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